Mucha gente cree que planificar es hacer una lista con las próximas tareas para mañana o la semana que viene. Y eso es sólo una pequeña parte de todo el proceso. Detrás de esa lista tiene que haber una serie de gestos y detalles menos evidentes, y que en realidad son los que definen el trabajo inteligente que buscas hacer mañana.
Si lo piensas detenidamente, cualquiera puede escribir una lista de tareas. Pero entender, visualizar y prepararse para conseguir resultados exige querer y saber hacerlo.
Cuando buscas echar horas, entonces no necesitas planificar. Pero si persigues objetivos y necesitas resultados, es imprescindible hacerlo. Y hacerlo en serio.
Planificar no es saber que vas a viajar de Madrid a Huesca, sino preparar la ruta que vas a seguir, conocer cuánto te va a llevar, decidir a qué hora vas a salir para evitar el tráfico, averiguar si hay obras o incidencias en la carretera, y hasta saber en qué lugares puedes parar a descansar.
Planificar no sólo es hacer la lista de la compra, también es repasar a fondo la receta del plato que vas a preparar, disponer todos los ingredientes frente a ti, reunir todos los utensilios y tener claro los pasos antes incluso de encender el fuego.
Planificar no sólo es decidir qué voy a hacer sino entenderlo y prepararme para hacerlo.
El verdadero corazón de la planificación, la que está detrás del trabajo inteligente, implica:
Decidir (claro) lo que vas a hacer.
Saber también lo que no tienes que hacer.
Familiarizarte con lo que te espera.
Anticiparte a lo que tendrás que hacer.
Preparar el cuándo y el cómo por adelantado.
Reconoce el terreno
Como un explorador, recorre por anticipado el terreno que vas a pisar. Revisa qué tipo de tareas tienes previstas hacer: tamaño, tiempo estimado, si son manuales o mecánicas, creativas, de análisis y concentración, a medias con un compañero...
Grandes tamaños
Si tienes previsto hacer tareas de gran tamaño, que lleven varias horas o toda la mañana, tienes que tratarlas de forma especial, como un conjunto de miniproyectos. Sigue algunas ideas prácticas como descomponerlas y repartirlas de forma inteligente entre dos días.
Agenda
Tu trabajo no sólo se compone de tareas, sino también de citas y eventos. Estudia tu agenda en busca de los grandes 'trituradores de tiempo' como reuniones, visitas, desplazamiento, algún recado... No subestimes el tiempo que pueden llegar a arrebatarte, y así podrás fijar unas expectativas realistas para mañana.
Un momento, una tarea
¿Cuál crees que es el momento más idóneo para hacer lo que te has propuesto?. Aún cuando puedas y vayas a alterar ese orden es bueno visualizar un orden, sobre todo al comienzo. No lo dejes todo en manos de la improvisación.
Planifica a la baja
No sobrecargues el día intentando hacer mil cosas. Cuenta que habrá imprevistos y tal vez alguna urgencia. Elabora una lista de tareas más ligera y menos ambiciosa. Si luego el día va bien, siempre podrás rescatar más cosas de las previstas.
Listo para empezar
Como la primera canción de un concierto, la primera tarea marca el ritmo y el éxito del día. Asegúrate de tener por anticipado todo el material y herramientas que necesitarás de entrada. Perder los primeros minutos del día recopilando, investigando o buscando, es un enorme despilfarro de productividad.
Adelántate al 'moroso'
¿Alguna de tus tareas previstas exige algo de otra persona?. Información, detalles, instrucciones, algún archivo... Adelántate a todo eso, pídelo cuanto antes en forma de email y te ahorrarás un incómodo atasco en carretera.
Todo este proceso en la práctica no lleva más de 10 ó 15 minutos. A base de regularidad y práctica, de conocer cada vez más cómo son tus tareas, la planificación inteligente pasará a ser uno más de tus hábitos o rituales. No más exigente que asearte por la mañana o leer antes de dormir.
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