Estos 12 aspectos importantes en cualquier planificación con éxito de un evento, no garantizan que otra de las claves que hayas olvidado haga que fracase el evento o que el evento en sí tenga interés, pero asegura la comodidad de los invitados y de los organizadores.
1. Guión del evento. Es uno de los puntos más interesantes y vital para el evento. Si tienes un guión de todo lo que pasará, podrás temporizar cada una de las partes y fases del mismo. En el guión es necesario detallar el orden de oradores en cada fase, cuánto tiempo intervendrán, las necesidades que se precisan, etc... Para que todo el personal del evento tenga en su bolsillo este guión como muy tarde el día antes al evento.
2. Cerrar el presupuesto por escrito mucho antes. Este es uno de los problemas con que fácilmente nos podemos encontrar el no cerrar bien los presupuestos previamente con el salón, con el catering o con los fotógrafos y camarógrafos. Si actúas como agencia, los presupuestos para eventos suelen estar cerrados con el cliente previamente, y cualquier cambio a última hora, deberá ser asumido por la agencia o, aún peor, que el cliente quede descontento por no cumplir sus expectativas.
3. Salón. Muy importante. Debe tener acceso para minusválidos, fácil de encontrar y de llegar, y si es preciso, poner un transporte para los asistentes (pensar que este es el primer contacto con el evento, si todo empieza mal y no encuentras aparcamiento rápido, se enfadan). También hay que tener en cuenta su iluminación, zonas verdes, zona de fumadores, enchufes, espacio suficiente para que todos los asistentes se sienten. Y para ello es importante conocer antes el lugar, hacer un check-list (o lista de verificación) cuando se visita el espacio programado.
4. Tiempo. El tiempo es oro. Lo más importante es pensar en el tiempo de los asistentes. Si son 10 asistentes, no podemos realizar un evento en el que tengan que ir pasando uno a uno a realizar las acciones previstas y que cada uno tarde 10 minutos, porque entonces la última persona estará cansada de esperar, puede sentirse mal por haberla colocado 'la última' y es un momento incómodo. Si vienen medios, es importante decirles unos días antes cuánto tiempo durará el evento, pasarles quizás un dossier con el guión y sus tiempos. Los asistentes también deben saber cuánto tiempo dura el evento. Por eso es importante sumar algunos minutos más a los que crees que serán cuando preparas el guión.
5. Comida. Comer siempre alegra y da buena disposición. Contratar a un buen catering es esencial y que esté presentado, con sus bebidas, al principio cuando van llegando los asistentes.
6. Llamadas. Las gestión de las llamadas previas al evento para avisar, confirmar y reconfirmar son importantes: los asistentes te van conociendo y tú a ellos, sabes quién puede llegar a ser uno de los destacados por ser más simpático, más hablador, más participativo.
7. Personal en el evento y protocolo. Personal cualificado, camareros, azafatas, todos los organizadores deben estar, e incluso el director y otros responsables de la empresa. Todas las personas deben saber comportarse en cuanto a protocolo, aunque también depende del evento, es importante saber cómo se sienten los invitados en cada momento.
8. Contenidos del evento. Muy importante tener preparados los contenidos para evitar no saber qué hacer o decir en algún momento del acto.
9. Ayudas audiovisuales. Una pantalla, proyector o ipads para ayudar da mucha visibilidad al evento.
10. El sonido. Es importante probar el sonido antes del comienzo del evento, sobre todo si habrá mucha gente. Sonidos de los micrófonos, de los vídeos, de las presentaciones, etc...
11. Pensar en imprevistos: Lluvia, que no venga alguno de los asistentes, que se rompa algún micrófono o cualquiera de los materiales, traer material de sobras (para los asistentes, como los regalos o lo que utilicen en el evento). Por eso siempre hay que tener un 'Plan B'.
12. Detalles con los asistentes. Regalos al final del evento, de productos de la marca: se van contentos, se puede asegurar la publicación y siempre es un detalle positivo. Y si se pueden personalizar es lo ideal; en este sentido puede ser una buena idea recurrir al scrapbooking para diferenciarnos de la competencia.
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